Politique de confidentialité de Duployé
Version 1.0 — en vigueur à compter du 6 octobre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées lorsque vous utilisez le site duploye.fr et le logiciel Duployé (le « Service »), pourquoi, combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle applique le règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le Service est édité par Thibault MARTINET, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial APUS Digital (l'« Éditeur »). Ses coordonnées complètes figurent dans les Mentions légales.
Deux situations doivent être distinguées.
| Données | Responsable du traitement | Rôle de l'Éditeur |
|---|---|---|
| Votre compte, votre facturation, vos échanges avec l'assistance, votre navigation sur le site | L'Éditeur | Responsable du traitement : cette politique s'applique |
| Le contenu des séances : enregistrements, voix, transcriptions, noms des participants, votes, comptes rendus | L'organisation cliente (mairie, entreprise, association…) ou l'utilisateur qui enregistre | Sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions du Contrat de sous-traitance |
Si vous avez été enregistré lors d'une réunion, adressez vos demandes à l'organisation qui a enregistré la séance : c'est elle qui décide de l'enregistrement et de son usage. L'Éditeur lui transmet votre demande s'il la reçoit, et l'aide à y répondre.
2. Quelles données traitons-nous, pourquoi et combien de temps ?
| Finalité | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte | Nom, prénom, adresse électronique, mot de passe chiffré, organisation, rôle, préférences | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Tant que le compte est actif. Un compte gratuit sans connexion depuis 24 mois est supprimé après un avertissement 30 jours avant |
| Gérer les abonnements, la facturation et les paiements | Identité ou raison sociale, adresse de facturation, SIRET, code service, numéro d'engagement, historique des commandes et factures | Exécution du contrat ; obligation légale (art. 6.1.b et c) | Factures et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Encaisser les paiements par carte | Les données de carte sont saisies directement chez Stripe ; l'Éditeur ne reçoit qu'une référence et les quatre derniers chiffres | Exécution du contrat | Selon la politique de Stripe, qui agit comme responsable de traitement distinct pour les données de paiement |
| Fournir l'assistance | Contenu des tickets, échanges, pièces jointes | Exécution du contrat ; intérêt légitime à améliorer le support | Durée de la relation contractuelle, puis 3 ans |
| Vous informer sur votre compte : quota atteint, fin de période gratuite, renouvellement, évolution des conditions | Adresse électronique, données d'usage du quota | Exécution du contrat ; obligations d'information prévues par le Code de la consommation | Durée de la relation contractuelle |
| Vous envoyer des informations sur les nouveautés de Duployé | Adresse électronique | Consentement (case à cocher non pré-cochée) ou, pour les clients, intérêt légitime pour des services analogues (article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques) | Jusqu'à votre désinscription, au moyen du lien présent dans chaque message, ou 3 ans après le dernier contact |
| Sécuriser le Service et prévenir les abus | Journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil, événements de sécurité | Intérêt légitime ; obligation légale de conservation des données d'identification par les hébergeurs | 1 an |
| Mesurer l'audience du site, si elle est activée | Pages vues, données techniques anonymisées | Exemption de consentement dans les conditions fixées par la CNIL | 13 mois au plus pour les traceurs, 25 mois pour les données |
| Traiter les signalements de contenus illicites | Identité et coordonnées de l'auteur du signalement, objet du signalement | Obligation légale (règlement sur les services numériques) | 1 an après la clôture du signalement |
| Respecter une obligation légale ou se défendre en justice | Données strictement nécessaires | Obligation légale ; intérêt légitime | Durée de prescription applicable |
Ce que nous ne faisons pas :
- l'Éditeur ne vend ni ne loue vos données ;
- il n'utilise ni vos données ni le contenu des séances pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ;
- il ne fait aucun profilage publicitaire.
3. Le contenu des séances
Pour le contenu des séances, l'Éditeur agit sur les instructions de l'organisation cliente. Celle-ci reste responsable de l'information des personnes enregistrées et de la base légale de l'enregistrement. La mention que le Service met à sa disposition l'y aide.
| Contenu | Conservation |
|---|---|
| Enregistrement original sur le serveur | 1 mois, puis suppression automatique |
| Copie d'écoute compressée | Jusqu'à 6 mois après la séance, durée réglable à la baisse par l'organisation |
| Transcriptions, comptes rendus, procès-verbaux | Jusqu'à leur suppression par l'organisation ou la fermeture de son compte, avec 30 jours pour les exporter |
| Enregistrements stockés sur votre appareil | Ils restent sous votre contrôle |
Une empreinte vocale, qui permettrait de reconnaître automatiquement un participant d'une séance à l'autre, n'est créée que si l'organisation active cette fonction et recueille le consentement écrit de la personne concernée.
- Ce consentement est valable un an.
- L'empreinte est supprimée en cas de retrait du consentement ou à son expiration.
Sans empreinte vocale, les intervenants sont identifiés à partir de la liste des présents et du contexte, puis corrigés par l'utilisateur.
4. Qui reçoit vos données ?
Vos données ne sont accessibles qu'à l'Éditeur et, dans la limite de leurs missions, à ses prestataires techniques :
- hébergement ;
- sauvegarde ;
- envoi des courriels ;
- paiement ;
- traitement automatisé de la parole et du texte.
Ces prestataires sont tenus à la confidentialité et à la sécurité des données par contrat. Leur liste à jour, avec leur localisation, figure en annexe du Contrat de sous-traitance. Toute modification de cette liste est annoncée trente jours à l'avance.
Vos données peuvent aussi être communiquées aux autorités, lorsque la loi l'impose.
5. Où sont vos données ?
Les données du Service sont hébergées en France (OVH, centre de données de Strasbourg), et les sauvegardes chiffrées en France.
Si un prestataire situé hors de l'Union européenne devait intervenir, notamment pour le traitement automatisé du texte, le transfert serait encadré par :
- une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
- ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission, complétées des mesures nécessaires.
L'annexe du Contrat de sous-traitance indique pour chaque prestataire le pays et le mécanisme de transfert.
6. Comment vos données sont-elles protégées ?
L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :
- chiffrement des échanges ;
- chiffrement des enregistrements au repos ;
- cloisonnement des données de chaque organisation ;
- contrôle des accès ;
- journalisation ;
- sauvegardes chiffrées hors site.
Le personnel de l'Éditeur n'accède pas au contenu des séances, sauf demande expresse de l'utilisateur pour une assistance, de façon limitée dans le temps et journalisée. Le détail figure à l'annexe 2 du Contrat de sous-traitance.
7. Vos droits
Vous disposez des droits suivants, dans les conditions prévues par le RGPD :
- accès à vos données ;
- rectification ;
- effacement ;
- limitation du traitement ;
- opposition, notamment à tout envoi d'informations commerciales ;
- portabilité ;
- retrait de votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur lui ;
- directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Pour les exercer, écrivez à contact@duploye.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Une pièce d'identité ne peut être demandée qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
8. Cookies et traceurs
Le site et le Service utilisent uniquement :
- des cookies strictement nécessaires : maintien de la session, sécurité des formulaires, mémorisation de vos préférences d'affichage. Ils ne requièrent pas votre consentement ;
- le cas échéant, un outil de mesure d'audience configuré pour respecter les conditions d'exemption de consentement de la CNIL : finalité limitée aux statistiques, données non recoupées avec d'autres traitements, adresse IP tronquée, durée de vie limitée à 13 mois. Vous pouvez vous y opposer depuis le pied de page du site.
Aucun cookie publicitaire ni de réseau social n'est déposé. Si cela devait changer, votre consentement préalable serait demandé.
9. Mineurs
Le Service est réservé aux personnes majeures. Des mineurs peuvent toutefois être enregistrés lors d'une réunion, par exemple dans un conseil municipal des jeunes ou une association. Il appartient alors à l'organisation d'informer leurs représentants légaux et, lorsque c'est nécessaire, de recueillir leur accord.
10. Modification de la politique
Cette politique peut évoluer. Toute modification substantielle vous est notifiée par courriel ou dans le Service avant son entrée en vigueur. La date de la dernière mise à jour figure en tête.
11. Contact
Pour toute question : contact@duploye.fr.
Version 1.0, en vigueur à compter du 6 octobre 2026. Historique des versions.