Réversibilité et changement de fournisseur
Vos séances vous appartiennent. Vous pouvez à tout moment les exporter, changer de fournisseur ou les rapatrier sur vos propres systèmes, sans frais. Cette page répond aux articles 26 et 28 du règlement (UE) 2023/2854 sur les données et précise l’article 16.2 des conditions générales de vente.
Procédure
- Export complet : dans « Mon compte », rubrique « Organisation », le titulaire choisit « Préparer l’export ». Un fichier ZIP est prêt en quelques minutes et reste téléchargeable trente jours ; il peut être refait à tout moment.
- Enregistrements : tant que Duployé les conserve (l’original un mois, la copie d’écoute six mois au plus), ils se téléchargent séance par séance, dans leur format d’origine.
- Changement de fournisseur : écrivez à contact@duploye.fr. La demande emporte la résiliation à l’issue du changement, avec un préavis de deux mois au plus. Une période de transition de trente jours au plus s’ouvre, pendant laquelle le service reste disponible et l’assistance vous aide ; si l’export était techniquement impossible dans ce délai, vous en seriez informé sous quatorze jours ouvrables, avec la durée nécessaire, sept mois au plus.
- Après la transition : vos données restent récupérables pendant au moins trente jours.
- Coût : aucun.
Formats
| Données | Format |
|---|---|
| Documents (procès-verbaux, comptes rendus) | Word (.docx) et PDF |
| Transcriptions | Texte (.txt) et JSON horodaté avec les intervenants |
| Votes | CSV et JSON |
| Description des séances, versions du document, commentaires, convocation et réponses des convoqués | JSON (fichier seance.json de chaque séance) |
| Convocations envoyées : lettre, preuve d’envoi, pièces jointes | PDF pour la lettre et la preuve d’envoi, format d’origine pour les pièces jointes (dossier convocation/ de la séance) |
| Organisation : identité, réglages, instances et membres avec leur adresse électronique, carnet d’adresses, dossiers, modèles propres, comptes, autorisations de voix | JSON (fichier organisation.json) |
| Preuves des autorisations de voix | Coupon déposé dans son format d’origine, ou attestation PDF de la signature en ligne (dossier autorisations-voix/) |
| Enregistrements et copies d’écoute | Format d’origine (WebM, MP3, M4A…) ou Opus |
Ne sont pas exportables : les modèles de documents et les consignes internes du service, les journaux techniques, et les empreintes vocales. Une empreinte vocale est une donnée biométrique calculée par le modèle de Duployé, inutilisable ailleurs, et effacée au retrait de l’autorisation ou à son échéance ; l’autorisation et sa preuve, elles, sont exportées.
Structure des données exportées
Les fichiers JSON sont en UTF-8. Les instants sont en secondes depuis le début de l’enregistrement, les dates au format ISO 8601.
seance.json(formatduploye-seance/1) :seance(titre, date, lieu, ordre du jour, présences, président, secrétaire de séance, vocabulaire, durée, état du document) ;intervenants(clé, nom, anonyme) ;transcription(début, fin, intervenant, texte) ;votes(point, intitulé, scrutin, unanimité, pour, contre, abstention, noms, résultat, vérification) ;versionsDuDocument(numéro, origine, date, texte en Markdown) ;commentaires;convocation(mode, objet, lettre, signataire, date d’envoi, délai, pièces jointes avec leur nom, leur taille et leur empreinte SHA-256, et pour chaque convoqué : nom, adresse, heures d’envoi, de remise au serveur de messagerie, d’ouverture du lien et de réception confirmée, réponse, pouvoir).organisation.json(formatduploye-organisation/1) :organisation(nom, type, qualité, SIRET, adresse, facturation, durées de conservation) ;presentation;instanceset leursmembres(avec l’adresse retenue pour chacun,email) ;carnet(personnes : civilité, prénom, nom, fonction et adresses électroniques) ;autorisationsVoix(personne, mode : coupon ou signature en ligne, statut, dates de signature, d’échéance et de fin, version et empreinte SHA-256 du texte signé, signataire et adresse pour une signature en ligne) ;dossiers;modelesPropres;reglagesRedaction;comptes(adresse, nom, rôle).- Dans le fichier ZIP, le dossier de chaque séance convoquée contient un dossier
convocation/: la lettre en PDF, la preuve d’envoi en PDF et les pièces jointes. À la racine, le dossierautorisations-voix/réunit la preuve de chaque autorisation : le coupon déposé, ou l’attestation PDF de la signature en ligne.
Juridiction de l’infrastructure
| Prestataire | Rôle | Lieu et droit applicable |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement du service et des enregistrements | Strasbourg (France) ; société française, droit français et de l’Union |
| Scaleway SAS | Sauvegardes chiffrées | Paris (France) ; société française, droit français et de l’Union |
| Mistral AI | Transcription de la parole | Union européenne ; société française |
| Anthropic PBC | Traitement automatisé du texte (repérage des intervenants et des votes, rédaction) | États-Unis ; droit américain, transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne |
Liste complète et à jour : sous-traitants.
Accès par des autorités de pays tiers
- Les séances sont hébergées en France, chez des prestataires établis en France ; les enregistrements y sont chiffrés au repos et les échanges chiffrés.
- Le seul prestataire établi hors de l’Union, chargé du traitement automatisé du texte, est encadré par les clauses contractuelles types et par une analyse d’impact de transfert ; il ne conserve pas les contenus au-delà de trente jours, sauf usage contraire à sa politique d’utilisation, et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
- Duployé conteste toute demande d’accès d’une autorité d’un pays tiers qui ne serait pas fondée sur un accord international, et en informe le client concerné, sauf interdiction légale.